Die 9 häufigsten Fehler in Besprechungen

Wie lange ist deine letzte Besprechung her? In vielen Unternehmen sind viele Meetings Standard. Besprechungen werden geplant, oft einfach aus dem Grund, sie stehen ja auf dem Terminplan. Doch wie viele der Mitarbeiter hören wirklich zu oder können etwas dazu lernen? Worauf es ankommt, dass eine Besprechung wirklich erfolgreich und gewinnbringend für dein Unternehmen ist und welche Fehler du vermeiden solltest, haben wir dir hier aufgeführt:

Unnötige Besprechungen

Wenn du dir bewusst machst, wie viel Zeit für eine Besprechung benötigt wird, ist das schon eine ganze Menge. Deshalb sollte die Zeit sinnvoll genutzt werden, doch oft ist genau das nicht der Fall. Allen Beteiligten geht wertvolle Zeit verloren, die für andere Aufgaben wichtiger wäre.

Tipp: Oft ist es schlicht einfacher, eine kurze Mail zu schreiben oder ein kurzes Gespräch unter vier Augen zu führen. Nicht immer werden alle Kollegen benötigt, um ein Problem zu lösen oder Ergebnisse zu besprechen. Versuche die Besprechungen so zu planen, dass das gesamte Team etwas davon hat. Bespreche nur relevante Themen für das gesamte Team und plane kurze Einzelfeedbacks ein.

Lange Diskussionen

Oft gibt es schwierige Themen oder Bereiche, bei denen jeder seine Meinung dazu geben will. Gibt es hier keinen, der die Besprechung leitet, endet das in langen Diskussionen. Wichtige Punkte werden übersprungen und es wird sich an weniger relevanten Themen aufgehalten.

Tipp: Bei einer Besprechung macht es Sinn, die zu besprechenden Punkte nacheinander abzuarbeiten. Wenn ein Punkt zu lange diskutiert wird, greife ein oder verschiebe das Gespräch auf einen späteren Zeitraum. Überlege dir noch einmal, ob es wirklich Sinn macht, das Thema mit der gesamten Gruppe zu besprechen oder ob du die Situation auch anders regeln kannst. Rede auch hier mit weniger Mitarbeitern auf einmal oder lasse dir Feedback per E-mail geben. So verlierst du weniger Zeit, du ersparst dir Stress und trotzdem haben deine Mitarbeiter nicht das Gefühl, vernachlässigt zu werden.

Kein Feedback

In vielen Unternehmen laufen Besprechungen immer gleich ab. Kein Wunder also, dass die Motivation bei den Kollegen oft nicht vorhanden ist oder kein erfolgreiches Ergebnis aus der Besprechung resultiert. Zudem wird die Aufmerksamkeit der Teilnehmer gemindert, weil sie glauben schon zu wissen, was erzählt wird.

Tipp: Hole dir die Meinung deines Teams ein. Sie wissen, was das Meeting interessanter machen kann. Um langfristig verbesserte Meetings zu führen, solltest du daher unbedingt regelmäßig um ein ehrliches Feedback bitten. Was war gut? Was eher nicht? Welche Veränderungen sind gewünscht? Setze diese Rückmeldungen auch um und baue sie in zukünftige Meetings ein. Nur so haben deine Mitarbeiter das Gefühl geschätzt zu werden und sie sind automatisch aufmerksamer.

Immer die selben Kollegen kommen zu Wort

In jeder Besprechung gibt es Kandidaten, die immer ihren Senf dazu geben wollen. Andere halten sich eher still zurück und reden kaum. Oft gibt es auch Diskussionen zwischen den ein und selben Personen, die immer wieder das Meeting aufhalten.

Tipp: Versuche jeden deiner Teammitglieder mit einzubinden. Nur so erhältst du auch eine objektive Meinung zu deinem Thema. Vielleicht gibt es auch Meinungen oder Argumente, die du sonst noch nie gehört hast und wahrscheinlich auch nicht hören würdest, wenn du nicht nachfragst. Wenn du merkst, dass die ruhigen Teilnehmer auch bei mehrerem Nachfragen nicht wirklich viel zu erzählen haben, gehe auf sie einzeln nochmal zu und frage sie nach ihrem Feedback zum Thema. Du wirst sehen, sie werden sich mehr wertgeschätzt fühlen und in Zukunft mehr aus sich heraus kommen. Oft tauchen so neue Standpunkte und Denkanstöße auf.

Keine Pause

Kaum etwas blockiert Kreativität so sehr wie Routinen. Und nichts ermüdet schneller als ein Meeting, das sich scheinbar endlos zieht. Müdigkeit macht sich breit und nach der Besprechung fällt es schwerer, sich nochmal neu zu konzentrieren.

Tipp: Überraschende und kurze Pausen durchbrechen die Phase der Ermüdung. Fünf Minuten Zeit für aufstehen, strecken, umherlaufen, lüften, trinken, plaudern, … reaktivieren Motivation und Aufmerksamkeit.

Pünktlichkeit

„Ich war noch schnell einen Kaffee holen.“ oder „Ich war noch auf Toilette.“ werden oft als Ausreden verwendet. Die Besprechung hätte eigentlich um 10 Uhr beginnen sollen, aber selbst um 10:10 ist das Team noch nicht vollständig. Vielleicht bist du sogar derjenige, der sich regelmäßig verspätet. Klar, dass deine Mitarbeiter sich irgendwann daran gewöhnen und immer wieder später zum Meeting erscheinen.

Tipp: Halte deinen Zeitplan ein und gehe mit gutem Vorbild voraus. So merken deine Mitarbeiter, dass dir das Thema ernst ist. Wenn jemand zu spät kommt, kann er am Meeting nicht mehr  teilnehmen und seine Lektion lernen. Wichtig ist, dass du klar machst, wann das Meeting beginnt und dass jeder pünktlich zu erscheinen hat.

Kein Ende in Sicht

„Ach, da fällt mir noch was ein“… und daraus werden zusätzliche 30 Minuten. Wenn deine Besprechungen nicht klar strukturiert sind, kann das schon häufiger vorkommen. Nicht nur dein Zeitplan wird so nach hinten verschoben, sondern auch der deiner Mitarbeiter.

Tipp: Auch hier hilft ein klarer Plan, welche Themen du ansprechen möchtest. Überlege dir vor der Besprechung kurz, wie lange ein Thema dauern soll und behalte die Uhr im Auge. Nach einiger Zeit merkst du, welche Themen mehr Gesprächsbedarf hervorrufen und welche eher kurz gehalten werden können.

Niemand hört wirklich zu

Auch wer keinen Vortrag hält, sollte sich Gedanken darüber machen, welchen Eindruck er hinterlässt. Mit den Sitznachbarn tuscheln, den anderen Teilnehmern ins Wort fallen und Kollegen bloßstellen, macht keinen guten Eindruck. Auch wer zwischendurch auf dem Handy Mails beantwortet oder gar Anrufe annimmt, macht sich unbeliebt.

Tipp: Mache die Regeln der Besprechung vorher klar. Greife ruhig ein, wenn du bemerkst, dass ein paar deiner Mitarbeiter dir nicht ihre volle Aufmerksamkeit schenken.

Die Ergebnisse werden nicht umgesetzt

Erst im Nachhinein wird deutlich, wie erfolgreich eine Besprechung tatsächlich war. Dokumentiere die Entscheidungen und Ergebnisse deiner Besprechung. Bei besonders disskutierten Themen reicht ein kurzes Ergebnisprotokoll aus. Am besten werden die Resultate der Besprechung direkt danach als Rundmail verschickt, sodass jeder die geplanten Dinge sofort umsetzen kann. Je konkreter du mit deinen Zielen und Wünschen eines Projektes bist, desto besser.

Fazit:

Es ist letztendlich deine Aufgabe als Teamleiter oder Chef, dass eine Besprechung erfolgreich von statten geht. Wenn du nicht weißt, woran es liegt, dass ein Meeting zu nichts führt, dann nehme eine andere Person mit dazu. Oft ergibt sich dadurch wieder ein ganz anderer Blickwinkel. Auch deine Mitarbeiter können dir gut sagen, was bei Besprechungen anders laufen kann. Letztendlich sind sie diejenigen, die Projekte umsetzen müssen.